Bedrijfsvoering

Organisatie
Ruim 300 betrokken en gedreven medewerkers zetten zich dagelijks in voor gemeente Beverwijk. Samen met inwoners, ondernemers en partners werken we aan de beste versie van Beverwijk en Wijk aan Zee. Een gemeente waar het prettig wonen, leven en werken is. Waar iedereen mee kan doen, ondernemers zich ontplooien en bezoekers graag terugkomen. Een gemeente om trots op te zijn.
Samen werken wij aan de uitdagingen van nu en morgen. Om de ambities van het gemeentebestuur waar te maken, werken wij aan een sterke en wendbare organisatie, met gezonde medewerkers die hun vak verstaan. We stimuleren creativiteit en oplossingsgericht meedenken met onze inwoners en met collega’s. De diversiteit in onze teams vergroot onze denkkracht en creativiteit.
Wij willen een aantrekkelijk werkgever zijn, waar medewerkers met plezier werken volgens de organisatie(kern)waarden en waar ruimte is voor (persoonlijke) ontwikkeling. Wij willen collega’s binden, boeien en behouden voor onze organisatie. Medewerkers worden bij ons gezien, gehoord en gewaardeerd om wie ze zijn en wat ze kunnen. 

Werving, ontwikkeling en digitalisering

De krapte op de arbeidsmarkt blijkt en blijft een uitdaging. In veel sectoren, zoals industrie en transport wordt geautomatiseerd om personeelstekorten terug te dringen. Het automatiseren van kerntaken bij overheid in de publieke sector is lastiger. De werkdruk neemt toe, door uitbreiding van gemeentelijke taken en opgaven, terwijl het op een krappe arbeidsmarkt lastig is om personeel te vinden. Dit vraagt om werk anders te organiseren, breder te kijken naar potentiële nieuwe medewerkers en aantrekkelijk te blijven voor bestaande medewerkers. Daarom investeren we in arbeidsmarktcommunicatie, werving en selectie en onboarding.

De behoefte aan continue professionele ontwikkeling en bijscholing neemt toe. Daarbij wordt onder andere het leeraanbod op de Beverwijk Academy uitgebreid en een opleidingsplan opgesteld. We investeren in leerprogramma’s om personeel toekomstbestendig te maken.
Om verzuim terug te dringen, komt er meer aandacht voor de mentale gezondheid van werknemers. Het instrumentarium om strategische personeelsplanning te voeren en te kunnen sturen op in-, door- en uitstroom van vast en extern personeel moet beter. Daarom worden processen geoptimaliseerd en gedigitaliseerd. Er wordt geïnvesteerd in een nieuw e-hrm (personeelsinformatie systeem). Deze wordt aanbesteed.

De verschuiving naar een hybride werkomgeving blijft om aandacht vragen. Flexibiliteit om het werk te doen waar dat het beste past is ons streven. Keuzes in werkplekken en werktijden wordt belangrijker voor werknemers. Een visie op hybride werken wordt ontwikkeld.

Financiën

Na het automatiseren van een aantal financiële processen in 2024 zullen we hier in 2025 verder mee gaan. Het gaat dan om financieel administratieve en P&C processen. Om beter inzicht in de cijfers te hebben is er een start gemaakt met het ontwikkelen van betere management- en stuurinformatie. In 2025 wordt dit verder uitgebreid, waar mogelijk ook met andere bedrijfsvoeringsinformatie.

ICT en informatiebeveiliging

Op ICT-gebied gaan we aan de slag met een ICT-roadmap, waarmee we de komende jaren keuzes kunnen maken die hierbij aansluiten. Hierbij komen zaken als SaaS, Azure, de “digitale werkplek”, beveiliging en risicobeheersing aan de orde. In de afgelopen jaren zijn we vooral bezig geweest de beveiliging op een hoger niveau te brengen. Optimaal samenwerken wordt vergroot doordat we Office365 breder gaan uitrollen in de organisatie. In 2025 pakken we ook de werkplekken op kantoor op, zodat deze beter aansluiten bij de wensen van deze tijd. Uiteraard blijven we de ICT-infrastructuur verbeteren en brengen we de beveiliging op een nog hoger niveau.
Wat betreft informatiebeveiliging en privacy gaan we door met het professionaliseren en implementeren van de informatiebeveiligingsmaatregelen op basis van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) en de privacy maatregelen op basis van de Algemene verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Wet Politiegegevens (WPG).

Informatiemanagement

Op het terrein van informatiemanagement en archief volgen we de landelijke ontwikkelingen op het terrein van informatiehuishouding zoals de Woo, de Wmebv en de vernieuwde archiefwet. Onze informatievisie en de bijhorende strategische uitgangspunten zijn hierop afgestemd en dit is richtinggevend voor het zo effectief en efficiënt mogelijk inrichten van de informatievoorziening, rekening houdend met digitale ethiek (beveiliging, privacy en transparantie van informatie en gegevens).
We zetten stappen om datamanagement te borgen en professionaliseren in de organisatie. We werken samen met programma dienstverlening zodat we kunnen inspelen op de wensen en behoeften van inwoners en ondernemers voor de digitale dienstverlening en maken steeds meer gemeentelijke informatie openbaar en digitaal toegankelijk. Samen met o.a. procesmanagement worden processen geoptimaliseerd en indien nodig gedigitaliseerd.
Dankzij de financiële steun van de VNG doen we mee aan de pilot om binnen een jaar een AI-gedreven beslissingssysteem te creëren voor omgevingsvergunningsaanvragen. Door het efficiënter maken van het omgevingsvergunningsproces gaan we met deze pilot tijd besparen en daarmee onze medewerkers vrijspelen voor meer persoonlijk contact met inwoners en ondernemers.

Procesmanagement

Eind 2023 zijn we gestart met procesmanagement binnen de gemeente. In 2025 zetten we het opzetten en verbeteren van processen door en gaan we procesmanagement verder professionaliseren. Hierbij worden rollen, regels, verantwoordelijkheden en afspraken gemeente breed vastgelegd. Processen worden geïnventariseerd, geprioriteerd, uitgewerkt, vastgelegd en verbeterd om de organisatie overzichtelijker en efficiënter te maken.

Facilitair

In 2025 zullen er werkzaamheden plaatsvinden in het Stadhuis. Dit is deels regulier onderhoud en deels verbouwing vanwege aanpassingen ten behoeve van optimaal hybride werken. Hierbij zal worden samengewerkt met het project dienstverlening.

Overhead

Onder de overhead vallen de alle lasten die gericht zijn op de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces hiertoe behoren ook de systemen en bijkomende lasten die dit ondersteunen. De overhead is deze verdeeld in onderdelen om inzicht te geven hoe deze is opgebouwd.

1. Onder personeel is een sturende functie en een ondersteunende functie te onderscheiden. De sturende functie bevat de personeelslasten van het management van de totale organisatie. De ondersteunende functie gaat over de medewerkers van de ondersteunende teams. Onder de ondersteunende teams vallen personeelszaken, informatisering en automatisering, organisatie, financiën, archivering, communicatie en huisvesting. Opleidingskosten en vergoedingen voor woon-werkverkeer worden ook tot de personeelslasten gerekend.
2. Tot de ICT kosten worden de kosten gerekend voor hard- en software en (mobiele) telefonie voor algemeen gebruik en de kosten voor hard- en software voor de ondersteunende teams. De hard- en software die direct toe te rekenen zijn aan activiteiten staan geraamd in de betreffende programma’s. De aflopende lijn in deze lasten komt door kapitaallasten van ICT investeringen.
3. De huisvestingskosten bestaan uit alle kosten gerelateerd aan het stadhuis en het bedrijfsgebouw. Dit zijn onder andere de kapitaallasten, onderhoudskosten, diverse belastingen en heffingen, gas-, wateren elektriciteitskosten en verzekeringspremies. Onder facilitaire kosten vallen onder meer de kosten van kantoorbenodigdheden, papier en de huur van printers.
4. Uitbestede bedrijfsvoering zijn werkzaamheden die tot de overhead worden gerekend volgens het Besluit begroting en verantwoording (Bbv) en die zijn uitbesteed aan derden. Het gaat om kosten voor onder andere het externe archief, verzekeringen, inkoop- en aanbesteding, beveiliging, catering, reprografie en schoonmaak.